Az idődet sajnos nem tudod menedzselni, a feladataidat viszont igen

Az időnk véges

Az idő az egyik legértékesebb eszköz az életünkben, mégis folyamatos időhiányban szenvedünk. Annyira elhalmoznak a feladataink, hogy sokak szerint, életünk végén egy hosszú feladatlistával fognak eltemetni minket. Ezt pedig nem hagyhatjuk. Napközben állandóan megzavar minket a telefonunk, ami csak egy karnyújtásnyira van tőlünk, az emailek, a hírlevelek is folyamatosan érkeznek és el akarják venni előlünk a fókuszt. Ráadásul, munka után még az otthoni teendők is várnak ránk, nem beszélve arról, hogy ott van a családunk, a párkapcsolatunk és a barátaink is, akik szintén igénylik azt, hogy velük is több időt töltsünk.

De akkor mit tehetünk azért, hogy az időhiány okozta belső feszültséget feloldjuk és végre úgy érezzük, hogy haladtunk a dolgainkkal, elintéztük azt, ami igazán fontos volt és eredményt is tudtunk felmutatni. Erről fogok neked egy kis olvasmányt kanyarítani és néhány tippet is szeretnék adni, hogy úgy érezd, végre nem egy rohanás az életed.

Produktivitás kontra pihenés

Ha valaki céltudatos és az a terve, hogy karriert építsen vagy felépítsen egy vállalkozást, sokszor annyira ráfókuszál a teendőire, hogy szinte elfelejt pihenni is. Amikor pedig végre lepihen, akkor a gondolatai továbbra is a feladatai körül forognak, ergo olyan érzése lehet az embernek, hogy a munkának sosincs vége és állandóan dolgozik. Ez bizony már egy olyan ördögi kör, ami sokak számára ismerős lehet és amiből nagyon nehéz kiszakadni. Ez egy igazi mókuskerék, amiben érthető módon attól tartanak, hogy a munka és a pihenés egymás rovására megy. Vagyis, ha sokat pihennek, akkor nem elég produktívak és ha produktívak, akkor viszont szinte semennyit sem tudnak pihenni. Jó, de akkor hogyan lehet ebből a csapdából kiszállni és megtalálni az egyensúlyt? 

Számtalan technika van annak érdekében, hogy jól oszd be az idődet és menedzseld a feladataidat. Szándékosan nem időmenedzsmentet írtam, hiszen mindenkinek ugyanúgy 24 órája van egy nap. Mivel láthatod, hogy az időt nem lehet menedzselni, menedzseld a feladataidat, mert azokat viszont piszok jól lehet.

Figyeld, mérd, oszd be

Te használsz valamilyen eszközt az időbeosztásodhoz? Naptárat, naplót, applikációt, órát, stoppert, pomodoro technikát, listát vagy bármit? Megtervezed előre, hogy mikor mit fogsz csinálni, vagy ahogy esik, úgy puffan és ami jön, azzal foglalkozol, ergo „tüzet oltasz”? 

Részt vettem egy féléves vállalkozói mentor programon, ahol többek közt az idő- vagyis feladatmenedzsmentről is volt szó. Pár hétig vezetnünk kellett azt, hogy mivel töltjük az időnket munkaidő alatt. Nagyon érdekes volt látni a végeredményt. Azt gondoltuk, hogy sokkal több időt töltöttünk el munkával, mint amennyit valójában, illetve, hogy sokkal több időt fordítottunk azokra a feladatokra, amik igazából sürgősek, de nem annyira fontosak. Amikor statisztikát vontunk abból, hogy mire, mennyi időt fordítottunk, nagyon meglepődtünk. Viszont ez hozzásegített minket ahhoz, hogy az immáron valós kép alapján attól kezdve, sokkal hatékonyabbak legyünk. 

Ha elkezded feljegyezni a napi tevékenységeidre fordított időt, te is látni fogod, hogy hol csúszol el és mi másra megy még el az értékes időd. Érdemes tehát feljegyezned a tevékenységeidet, hogy mivel foglalkozol és azt is, hogy mennyit. 

Ne csalj, hiszen az eredmény mindenképp a javadra fog válni.

Legyél „Super-manager”

Szuper menedzser az, aki nem akar mindent egyszerre és azonnal elvégezni, hanem kitűz napi 3 olyan kisebb célt, amit szeretne elérni. Nem akar mindent egyedül megoldani és nem akarja felfalni egyszerre az elefántot, hanem tisztában van azzal, hogy kisebb darabokban, részletekben képes lesz elfogyasztani azt. Tudja jól, hogy nem minden feladat létfontosságú, nem minden feladat olyan, amit csak ő képes elvégezni, így azokat delegálja. Azontúl, a célokhoz kapcsolódó lépéseket egyenként megtervezi, majd nekiáll cselekedni és megvalósítja azokat, így éri el végül a céljait. 

Lehet feladatlistád, de mielőtt nekivágsz az elvégzendőknek, rendszerezd őket fontosságuk és sürgősségük szerint. Priorizáld, melyik a legfontosabb, mi az, ami nem várhat és mi az, ami nagyon fontos, aztán tűzd ki célul, hogy mennyi idő alatt akarod elvégezni az egyes feladatokat az adott napon, majd láss hozzá. Ha a feladat nagyobb odafigyelést, nagyfokú koncentrációt igényel, akkor azt végezd a nap első felében, amikor még mentálisan frissebb vagy és a kevésbé fókuszált munkával foglalkozz a nap második felében. Nap elején vagy a végén használhatsz egy üres papírt arra, hogy azok a gondolatok, amik a fejedben vannak, kiírd őket, vagyis kiürítsd az elméd, így utána sokkal fókuszáltabban fogsz tudni dolgozni.

Szabadidő

Azokon a napokon, amikor nem dolgozol, igyekezz olyan programokat kitalálni, amik által új élményekkel lehetsz gazdagabb és akkor kisebb az esélye annak, hogy a munkán fogsz kattogni. Menjetek el kirándulni, feltöltődni egy wellness hotelbe vagy élményparkba, gyűjtsetek együtt új tapasztalatokat, élményeket, találkozz a barátaiddal és szervezzetek közös programokat. Képes leszel sokkal jobban kikapcsolni, mintha csak otthon ülnél a tévé előtt vagy a gyermekeiddel játszanál a kisszobában. Igaz, hogy nagyon gyorsan elrohan majd az idő, mert jól fogod érezni magad, de az is biztos, hogy teljesen ki fogod tudni kapcsolni a munkával teli gondolataidat. 

ÉN-idő

Ez egy trendi fogalom, mégis nagyon fontos, hiszen annyi minden történik körülöttünk, hogy a nyüzsit sokszor stresszként éljük meg, aminek számtalan negatív hatása van a szervezetünkre. Amikor az időbeosztásodat tervezed, dedikálj időt annak is, amikor kizárólag magaddal foglalkozol, kikapcsolsz, relaxálsz, meditálsz, olvasol, zenét hallgatsz, vagy csak alszol egy nagyot. Ha ezt otthon nem tudod megtenni és van rá lehetőséged, akkor menj el valahova, ahol csend van és legyél teljesen egyedül, hogy feltöltődj. Amikor pedig vissza kell zökkenned a munkába, sokkal produktívabb leszel az én-időnek köszönhetően.

Elherdált idő

Az a legrosszabb érzés, amikor úgy telik el a nap, hogy valami oknál fogva, a kitűzött feladataiddal nem tudsz foglalkozni, mert a sürgős munkák elvitték az időd legnagyobb részét. Mit tehetsz ilyenkor? Nézd meg a naptáradat, miket írtál fel eddig és szervezd úgy a következő napjaidat, hogy előbb a fontosat, produktívat, azután a sürgőset, az elintéznivalót végezd el. Így hatékonynak és eredményesnek fogod érezni magad, miközben elintézted azokat is, amik „csak úgy észrevétlenül és bosszantóan bekúsztak” a napodba. Azzal is segíthetsz magadon, ha utóbbiak többségét delegálod valaki másnak, hiszen nem szükséges, hogy mindent te akarj megoldani. Amit el tud végezni más is, azt végezze más, add át neki bátran. Ez a produktivitás növekedéséhez vezet. És ki ne szeretne sokkal produktívabb, hatékonyabb és eredményesebb lenni, igaz?

„Azt gondoljuk, hogy az élet a teljesítendő feladatokról, a szoros időbeosztásról és a sikerről szól. Sokan túl nagy jelentőséget tulajdonítanak a pénznek és az anyagi javaknak. (…) Ha meghalunk, a pénzünket vagy az anyagi javainkat nem tudjuk magunkkal vinni a mennyországba. Csak az emlékeket, és a szeretetet, amit földi életünk során gyűjtöttünk össze.” Lorna Byrne

A 10 legjobb tippem a jó idő- illetve feladat gazdálkodáshoz

1. Tervezd meg előre a heted, a napod,
2. Priorizáld a feladataidat,
3. Max. 3 feladatra koncentrálj naponta és azokat végezd el,
4. Ne csak a munkának dedikálj időt, hanem saját magadnak és a szeretteiddel töltött időnek is,
5. Teljes fókusszal legyél jelen és hatékonyan végezd a dolgodat,
6. Vizualizáció segít elképzelni, hogyan szeretnéd, hogy a napod, heted alakuljon, 
7. Kérj segítséget, vagyis delegáld a nem sürgős, nem fontos feladatokat,
8. Kapcsold ki, némítsd le a telefont, internetet, amikor fókuszáltan dolgozol,
9. Használd például a TOGGL applikációt, hogy mérd az egyes tevékenységekre fordított időt, így tudni fogod, mik az időrabló tevékenységeid,
10. Miután a fix időpontokat beírtad a naptáradba, írd be a napi 3 célodat, a szabadidődet és az én-idődet is.

Összefoglalás

Ahhoz, hogy sokkal hatékonyabban osszuk be az időnket, legyen időnk magunkra és a szeretteinkre is, ezen felül produktívabbak legyünk és eredményesebben dolgozzunk, néhány dolgot ki kell alakítanunk vagy be kell illesztenünk az életünkbe.

• Tervezd meg a heted, napod előre,
• Ne csak a munkának, a szabadidődnek és az én-idődnek is dedikálj időt a naptáradba,
• Rendszerezd, priorizáld a feladataidat, ürítsd ki az elméd,
• Legyél szuper menedzser és max. 3 célt tűzz ki egy napra, amit el akarsz érni, így nem fogod úgy érezni, hogy túl sok teher van a válladon,
• Fókuszált munkavégzéshez mérheted az időt, például használd a „pomodoro” technikát,
• Mérd az egyes feladatokkal töltött időt, hogy lásd, mik az időrabló tevékenységeid,
• Delegálj – kérj segítséget a kevésbé fontos, sürgős vagy nem sürgős feladataidhoz,
• Szabadidődben gyűjts élményeket, töltődj fel és kapcsolódj ki teljesen,
• Fontos az én-idő, akár napközben 5-10 perc, akár a nap végén, akár hetente, de a lényeg, hogy legyen rendszeresen,
• 10 tipp a jó idő-feladatmenedzsmenthez.

Még nem csatlakoztál a közösségünkhöz?

Akkor erre a linkre vagy a lenti gombra kattintva megteheted, ahol első kézből kaphatsz információkat a legújabb ingyenes, fizetős és bónusz anyagokról, programokról és más izgalmas lehetőségekről.

Ha hírlevélre szeretnél feliratkozni, akkor kattints ide!

Minden hónapban új tudásanyagot – eBook, online tréning, coaching vagy mentor program – találsz majd a weboldalon és hétről-hétre új tippeket és ötleteket fogok számodra küldeni, amivel fejlesztheted önmagad, motiváltabbá válsz és amivel hozzásegítelek céljaid eléréséhez. 

Kövesd a blogom és szeretettel várlak téged Facebookon is, a Fejlődj MOST Önfejlesztő csoportban!

Szeretettel: Szilvi

@ Fejlődj MOST